Télétravail - Comment organiser votre entreprise

Issues, tools and impacts

BHC, Sébastien Dieu

En cette période de crise, il est impératif de permettre à vos travailleurs de prester depuis leur domicile, mais votre entreprise est-elle équipée pour cette situation? 

Depuis de nombreuses années, la digitalisation est arrivée dans nos entreprises permettant à tout un chacun de travailler de partout à tout moment.

En région Wallonne, les autorités tentent depuis plusieurs mois de booster cette tendance en mettant en place des aides importantes pour les entreprises, citons par exemple les chèques entreprises.

Mais quelle est la réalité dans votre entreprise? Quels sont les enjeux, les outils et même les risques du télétravail? Autant de points importants à prendre en compte lors de la mise en place de cette solution pour vos salariés.

Outils télétravail

Quelles solutions digitales?


En télétravail, il est primordial de disposer des outils collaboratifs.  Nous pouvons prendre comme exemple la suite Google: GSuite, mais il en existe d'autres. Dans cette suite nous retrouvons des outils de messagerie (email) mais également de chat, d'appels téléphoniques, de videoconférences et de partage d'écrans.

A cette suite viennent s'ajouter les outils de bureautique "classique"; traitement de texte, tableur, présentation, etc... mais en mode collaboratif également et parfaitement intégrés avec le reste. Cela permet de travailler quasiment comme si vous étiez dans le même bureau, en travaillant ensemble et en même temps sur un même document, tout en vous voyant et en vous parlant. A 2, à 3... à 10 ou même plus si vous le souhaitez.

A côté de cela, vous avez les outils de type "ERP", il s'agit aujourd'hui plus souvent d'une suite d'applications intégrées, qui jouent le même rôle mais de façon beaucoup plus moderne, flexible et intuitive que dans le passé. On peut également citer Odoo, même s'il existe d'autres solutions.

De nouveau, on retrouve l'aspect full web de l'outil, qui permettra d'y avoir accès de n'importe où sans la moindre installation locale. Tout est dans le cloud, ce qui permettra également une disponibilité sans failles et une réduction des coûts. Et finalement dans un seul outil, vous retrouverez, même à distance, l'ensemble des informations de votre entreprise: les devis, commandes, factures, etc... mais également tous les aspects RH; qui travaille quand et sur quoi, qui est présent et qui est absent, l'évolution des tâches, projets, livraisons, des tableaux de bord en temps réel pour suivre l'évolution de la situation.

La gestion de production, et les stocks correspondants. Les relations avec vos clients et fournisseurs. Ou même continuer à organiser des événements et des formations, mais à distance également.

Bref, c'est malheureusement dans ces moments difficiles et exceptionnels que l'on se rend compte de l'utilité de ce type d'outils, qui ont permis dans le cas présent à toutes les entreprises qui étaient équipées de passer du jour au lendemain du travail traditionnel au télétravail sans impact sur leurs équipes.

Constat


Les entreprises ne peuvent pas s’arrêter de travailler suite à la crise sanitaire actuelle qui frappe notre pays. Le télétravail représente donc une réelle opportunité pour de nombreuses entreprises permettant ainsi de continuer à servir leurs clients.

Mais est-ce que nos entreprises sont équipées pour permettre le travail à distance de leurs collaborateurs?

Comme l'indique les chiffres du slide ci-contre, seulement 40% des travailleurs disposent d'un laptop mis à disposition par leur entreprise. Ce chiffre montre ue des lacunes présentent au sein de notre paysage économique.

De plus, même si de nombreuses solutions d'accès à distance existent, bon nombre des sociétés utilisent encore des solutions de gestion lourdes, installées en locales sur le desktop du PC rendant difficile voir parfois impossible le travail à distance des collaborateurs.

L'accès au DMS (document management system) et autres gestionnaires de fichiers sont parfois impossibles, les salariés doivent donc multiplier les envois emails, les sauvegardes en locacles,..

Enfin, les nouveaux outils de communication et de collaborations, sont souvent peu utilisés dans nos entreprises citons par exemple : le VOIP, les solutions de vidéo conférence, le travail collaboratif sur les documents,...

Organisation du télétravail
Source : Présentation ADN - 05/03/2020
Organisation du télétravail
Source : Présentation ADN - 05/03/2020

Enjeux


Les différents bénéfices du télétravail sont connus de tous, flexibilité, gain de temps dans les transports,,.... mais derrière ces avantages, de nombreux enjeux attentes votre entreprise et vos collaborateurs au niveau de l'organisation du travail.

Listons par exemple les hypothèses suivantes pour les salariés :

  • Est-ce que je peux accéder à l’entièreté des informations et documents  utiles à mon travail depuis la maison?

  • Les outils mis à ma disposition au bureau sont-ils également accessible à distance?

  • Le travail collaboratif est-il possible en travaillant à distance?

  • Quid de la qualité des connexions Internet ?

  • ...

Pour les dirigeants, les enjeux seront de mesurer la productivité du travailleur,  s'assurer que les tâches sont réalisées tout en s'assurant de la sécurité informatique des outils utilisés?

Les chiffres ci-contre montrent que de nombreuses entreprises, ne sont pas ou peu prête en matière de numérique, il est donc impératif de s'assurer que les hypothèses ci-dessus soient validées pour assurer une rentabilité optimale pour le travail à distance.

Outils


Vous l'aurez compris, le travail à distance est une solution idéale pour tous les travailleurs mais il est important pour l'entreprise de s'équiper des outils adéquats. Nous listerons ci-dessous les  différents outils utiles pour assurer un travail à distance optimisé :

  • Logiciel de gestion (type ERP, CRM) permettant la gestion des tâches, des pointages ou encore la gestion de son entreprise via des rapports et dashboard indicatifs.

  • DMS - Document Management System permettant l'accès à distance aux documents de l'entreprise

  • Téléphonie (VOIP ) et outils de collaboration (vidéo conférence) 

  • Logiciels métiers en version web permettant l'accès à distance

  • Hardware (PC, Laptop,...) mis à disposition de vos collaborateurs

Odoo BHC
Source : Présentation ADN - 05/03/2020
Sécurité RGPD

Sécurité et RGPD


Enfin, il est impératif de tenir en compte la sécurité informatique de vos outils et le respect des normes RGPD lors de la mise en place du travail à distance pour vos collaborateurs. En effet, de nos jours, les attaques et piratages de données touchent deux entreprises sur trois en Belgique.  

Il sera donc primordial de vous assurer de la qualité de la sécurité mise en place pour les outils mis à disposition de vos collaborateurs. 

En conclusion, et en cette période de crise, il sera important de permettre à vos collaborateurs de travailler à distance. Cela permettra également à votre entreprise de continuer à assurer un service pour vos clients et partenaires.

Mais le choix des outils et des dispositions à mettre en place seront importants.